Årets julklapp till medarbetarna: Feedback

Om tomtens syfte är att belöna snälla barn, så gör han faktiskt några misstag. Misstag om hur vi kan belöna rätt beteenden som vi även kan känna igen från arbetsplatsen.

Positiv feedback är ett bra sätt att föra organisationen framåt och samtidigt öka både välmående och prestation hos medarbetare – och dessutom är det helt gratis! Dock är vi generellt ganska dåliga på att använda oss av det.  Enligt studier av Simon Elvnäs, som forskar på ledarskap, uppskattar chefer och ledare att de ägnar 40 procent av sitt ledarskap till återkopplande beteenden, men den egentliga siffran är snarare 0-2 procent.

Att vi har svårt att ge positiv feedback kan dels ha en evolutionär förklaring. Rent krasst kan man säga att vår hjärna är en överlevnadsmaskin. Den är expert på att identifiera risker och lägga märke till när saker går fel. Den är lite som en magnet för negativ information. Positiv information å andra sidan, lägger den inte lika mycket vikt vid – den utgör ju inget hot. Därför kan vi behöva hjälpa den på traven genom att själva fokusera på positiva saker, både när det gäller oss själva och våra arbetskamrater.

En enkel anledning att fokusera på det positiva är att negativ kritik kan få oss att känna oss hotade och göra att vi bara presterar tillräckligt för att inte få skäll, medan positiv feedback istället ökar frivilligprestationer, leder till ökad effektivitet, lärande och utveckling. En del i detta är att rätt levererad positiv feedback talar om vad vi ska göra, medan negativ feedback ofta bara säger vad vi inte ska göra. Och det finns några tricks för att göra feedbacken extra bra.

Tre gyllene regler för att fixa feedbacken:

1. Fokusera på beteenden
   Ett ”bra jobbat” eller tummen upp kan vara ett enkelt och snabbt sätt att ge positiv feedback. Men det ger ingen information om exakt vad det var medarbetaren gjorde bra. Beskriv därför vilket beteende som hjälpte till det bra resultatet.
   
   
2. Tajma rätt
   Ju snabbare efter ett beteende eller prestation vi får feedback, desto starkare upplever vi denna positiva konsekvens.
   
   
3. Beskriv effekten
   ”Tack för att du svarade så snabbt på mailet, det gör att vi kan fortsätta utredningen utan dröjsmål”. Genom att beskriva vad medarbetaren bidrar till skapas en känsla av delaktighet.

Med dessa regler blir det tydligt vad tomten gör fel – att ge massa presenter en gång om året kan liknas vid det årliga medarbetarsamtalet. Ofta är det då som chefer ger återkoppling på individuella prestationer. Dessa typer av utvärderingar är också bra, men vi behöver kontinuerlig feedback för att påverka motivation och beteendeförändring. Och precis som snällhet är ju även prestationer och arbetsglädje inte något man får genom pepparkakor, utan är kopplade till specifika beteenden som vi utför. Därför behöver vi precisera vilka beteenden som är önskvärda för att kunna öka dem.

Men, betyder det här att man inte ska kunna säga till när saker inte fungerar? Självklart inte. Reglerna för feedback gäller även vid konstruktiv kritik, men man behöver lägga till förslag på hur man önskar att personen hade agerat istället. Däremot behöver vi inte träna lika mycket på att uppmärksamma andra på att något inte fungerar som det ska, av ren instinkt kommer det lättare för oss. En tumregel är att ge 80 procent positiv feedback och 20 procent konstruktiv kritik.

Så ge dina medarbetare den bästa julklappen – kontinuerlig och övervägande positiv feedback!